La oficina como activo contractual
Para la mayoría de las empresas, el espacio de oficinas supone un gasto fijo — un costo que hay que minimizar. Sin embargo, para un contratista del sector de la defensa o del sector público que opera como pequeña empresa, contar con la oficina adecuada en la ubicación adecuada puede suponer algo totalmente distinto: un activo estratégico de certificación que abre las puertas a miles de millones de dólares en preferencias en la contratación pública federal.
En este artículo se explica exactamente cuáles son esas ventajas, cómo funcionan según la legislación vigente y qué es lo que, concretamente, hace que un espacio de trabajo compartido de alta gama situado en una Zona Empresarial Históricamente Subutilizada (HUBZone) designada por el Gobierno federal resulte valioso para los contratistas del Departamento de Defensa (DoD) y los proveedores de las agencias estatales.
Todo lo expuesto en este artículo ha sido contrastado con fuentes normativas y reglamentarias primarias: el reglamento del programa HUBZone de la SBA (13 CFR, parte 126), el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR 19.1306), la norma definitiva de la SBA que entraró en vigor el 16 de enero de 2025, la norma definitiva del CMMC del Departamento de Defensa (32 CFR, parte 170, que entrará en vigor en noviembre de 2025), y los informes del Servicio de Investigación del Congreso de Congress.gov. Los umbrales monetarios, los requisitos de elegibilidad y la mecánica del programa han sido verificados y corregidos en los casos en que suelen interpretarse incorrectamente.
⚠ Nota: Este artículo tiene únicamente fines informativos. La SBA determina la elegibilidad para el programa HUBZone caso por caso. Consulte a un abogado especializado en contratos públicos antes de tomar decisiones sobre la certificación.
¿Qué es una HUBZone? Explicación del Programa Federal
HUBZone son las siglas de Historically Underutilized Business Zone (Zona Empresarial Históricamente Subutilizada). El programa se creó en virtud de la Ley HUBZone de 1997, promulgada como parte de la Ley de Reautorización de la Pequeña Empresa. Su objetivo principal es de carácter económico: estimular la creación de empleo y la inversión de capital en comunidades desfavorecidas, destinando fondos federales para la contratación pública a empresas ubicadas físicamente en esas zonas.
La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) se encarga de gestionar el programa. La SBA se ha fijado el objetivo legal de adjudicar cada año al menos el 3 % del total de los fondos destinados a contratos federales principales a pequeñas empresas con certificación HUBZone. Este objetivo se aplica a todo el ámbito gubernamental, es decir, a todas las agencias federales, incluido el Departamento de Defensa, el mayor comprador federal.
Seis tipos de designaciones HUBZone
No todas las HUBZones son iguales. La SBA distingue seis categorías de zonas designadas:
• Sectores censales calificados (QCT): zonas con elevadas tasas de pobreza según los datos
del censo
•Condados no metropolitanos calificados: condados rurales con altas tasas de desempleo o
bajos ingresos
•Territorios indígenas calificados: territorios tribales reconocidos federalmente
•Áreas de reestructuración y cierre de bases (BRAC): categoría ya obsoleta
•Áreas cubiertas designadas por el gobernador: áreas solicitadas por los gobernadores
estatales y aprobadas anualmente por la SBA
•Áreas de desastre calificadas: designaciones temporales tras desastres declarados a nivel
federal
El mapa HUBZone: Lo que las empresas deben saber
La SBA mantiene un mapa interactivo de HUBZone que las empresas utilizan para comprobar si una dirección concreta cumple los requisitos. Este mapa no es estático — se actualiza según un calendario establecido por la legislación federal:
• El mapa se actualizó por última vez de forma exhaustiva el 1 de julio de 2023.
• Las áreas redesignadas (áreas que anteriormente habían perdido su designación pero que
se prorrogaron temporalmente) están previstas que expiren en algún momento de 2026, lo
que podría afectar a algunas empresas.
• La próxima actualización importante —que reflejará los cambios en los distritos censales
cualificados y los condados no metropolitanos calificados— está prevista para julio de 2028.
• Las áreas designadas por el gobernador y las áreas de desastre calificadas pueden
cambiar en cualquier año.
La consecuencia práctica es que cualquier contratista que esté considerando establecer su oficina en HUBZone debería verificar la dirección directamente en el mapa en tiempo real de la SBA, y cualquier operador de espacios de trabajo compartido debería confirmar de forma proactiva su estatus de designación en la misma herramienta — sobre todo teniendo en cuenta el plazo de caducidad de las zonas redesignadas en 2026.
Los cuatro requisitos de elegibilidad para la certificación HUBZone
La certificación HUBZone no es automática. Para poder optar a ella, una empresa debe cumplir los cuatro requisitos siguientes de forma simultánea y mantenerlos durante todo el período de certificación. Este es el único programa socioeconómico de la SBA que exige tanto una ubicación empresarial específica como un requisito concreto en cuanto al lugar de residencia de los empleados.
Requisito 1: Criterio de tamaño de las pequeñas empresas
La empresa debe cumplir los requisitos para ser considerada "pequeña" según los criterios de
tamaño de la SBA aplicables a su código NAICS principal. El tamaño se mide en función de los ingresos medios anuales o del número de empleados, dependiendo del sector. A la hora de
determinar el tamaño, la SBA aceptará la declaración de tamaño de la empresa que figure en
SAM.gov, salvo que tenga motivos para ponerla en duda.
Además, en el caso de cualquier contrato específico de HUBZone, la empresa debe cumplir los requisitos para ser considerada pequeña según el estándar de tamaño correspondiente al código NAICS asignado a ese contrato concreto — y no solo según su código NAICS principal.
Requisito 2: El 51 % de la propiedad y el control deben estar en manos de
ciudadanos estadounidenses
Al menos el 51 % de la empresa debe ser propiedad y estar bajo el control de uno o varios
ciudadanos estadounidenses, una corporación de desarrollo comunitario, una cooperativa agrícola,
una tribu indígena (incluidas las corporaciones de nativos de Alaska) o una organización de
nativos hawaianos.
El término "control" se refiere tanto a la gestión diaria como a la facultad de tomar decisiones a largo plazo. La SBA considera propietario a cualquier persona que tenga un interés legal o equitativo en la empresa. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), se considera propietario a cada socio; en el caso de las sociedades colectivas, se considera propietarios a todos los socios — incluidos los socios comanditarios.
Requisito 3: La oficina principal debe estar situada en una HUBZone
Este es el requisito que más directamente se aplica a un espacio de trabajo compartido situado en
un HUBZone. La SBA define la "sede principal" como el lugar en el que trabaja el mayor número
de empleados de la empresa en una misma ubicación. Una empresa puede tener varias oficinas,
pero la que cuente con más empleados debe estar situada en un HUBZone.
La norma definitiva de la SBA de enero de 2025 (con entrada en vigor el 16 de enero de 2025) actualizó y endureció los criterios para determinar qué se considera una oficina principal, especialmente en el caso de los espacios compartidos o de trabajo compartido:
• La empresa debe desarrollar una actividad comercial real en la ubicación — no limitarse
únicamente a mantener una dirección postal.
• En el caso de las instalaciones arrendadas, el contrato de alquiler debe tener una fecha de inicio
que sea, como mínimo, 30 días naturales anterior a la fecha de revisión de la SBA, y una fecha de
finalización que sea, como mínimo, 60 días naturales posterior a dicha fecha.
• En el caso concreto de los espacios de trabajo compartidos, la empresa debe demostrar que
dispone de un espacio exclusivo —no un escritorio flexible ni un área abierta compartida— y que
dicho espacio cuenta con suficiente superficie de trabajo, mobiliario y equipo para dar cabida al
número de empleados que se afirma que trabajan desde esa ubicación.
• La SBA puede solicitar fotografías o un recorrido en directo o virtual por el espacio para verificar
que se utiliza realmente para fines comerciales.
• La SBA rechaza explícitamente las oficinas virtuales y los apartados postales como ubicaciones
de oficina principal que cumplan los requisitos.
En el caso de las empresas de servicios y de construcción, se aplica una norma especial: los empleados que realizan más del 50 % de su trabajo en obras para cumplir con obligaciones contractuales específicas quedan excluidos del recuento de personal de la oficina principal. Esto significa que una empresa de construcción con 75 trabajadores en una obra y 3 trabajadores en su oficina en HUBZone puede seguir cumpliendo los requisitos — ya que esos 3 trabajadores de oficina constituyen la oficina principal.
La norma definitiva de enero de 2025 también confirmó una protección de la inversión a largo plazo: una empresa que adquiera un inmueble o firme un contrato de arrendamiento de al menos 10 años en un HUBZone podrá conservar la designación de oficina principal durante un máximo de 10 años a partir de la fecha de la compra o del arrendamiento, incluso si posteriormente la zona pierde su designación de HUBZone.
Requisito 4: Al menos el 35 % de los empleados debe residir en un HUBZone
Este suele ser el requisito que plantea mayores dificultades desde el punto de vista operativo. Al
menos el 35 % de todos los empleados debe residir en un HUBZone designado por el Gobierno
federal, que no tiene por qué ser necesariamente el mismo HUBZone en el que se encuentra la
sede principal.
La norma definitiva de enero de 2025 actualizó la definición de "empleado" a estos efectos:
• Una persona debe trabajar al menos 10 horas a la semana para ser considerada empleada.
• Un empleado debe haber residido en un HUBZone durante al menos 90 días calendario
antes de la fecha de revisión pertinente. (Este requisito se ha reducido con respecto al anterior
de 180 días).
• El umbral de residencia del 35 % se mantiene sin cambios a pesar de las propuestas de
aumentarlo al 51 % para las empresas que operan íntegramente a distancia; la SBA rechazó
ese cambio tras recibir una oposición pública abrumadora.
⚠ Nota: El alquiler de una oficina privada en un HUBZone cumple el requisito 3 (oficina principal) si se cumplen todas las condiciones, pero no cumple automáticamente los requisitos 1, 2 o 4. Deben cumplirse los cuatro simultáneamente.
Las tres ventajas de la contratación federal — Verificada
Una vez que una empresa obtiene la certificación HUBZone y la mantiene, se ponen a su disposición tres mecanismos distintos de contratación federal. Estos son los principales beneficios económicos del programa.
Ventaja 1: Concursos de adjudicación reservada para HUBZone
Un responsable de contratación puede limitar la licitación de un contrato exclusivamente a las pequeñas empresas certificadas con HUBZone —lo que se conoce como «reserva»— cuando se cumplan dos condiciones: (1) el responsable de contratación tenga motivos razonables para esperar que al menos dos licitadores HUBZone calificados presenten ofertas, y (2) el contrato pueda adjudicarse a un precio justo y razonable.
El resultado es un grupo de competidores considerablemente más reducido. En lugar de competir con todos los proveedores del mercado, una empresa con certificación HUBZone solo compite con otras empresas con la misma certificación. El objetivo legal del 3 % en la adjudicación de contratos establecido por el Gobierno federal ejerce una presión estructural sobre los organismos —incluido el Departamento de Defensa— para que identifiquen activamente y utilicen las reservas de contratos con el fin de cumplir dicho objetivo.
Ventaja 2: Adjudicaciones directas HUBZone
Según la norma FAR 19.1306, un responsable de contratación puede adjudicar un contrato directamente a una única empresa de HUBZone —sin ningún proceso competitivo— cuando se cumplan determinadas condiciones. Se trata de la facultad de contratación directa. No está garantizada, pero está disponible.
Los umbrales actuales en dólares, actualizados mediante la norma definitiva sobre el ajuste por inflación del Consejo del FAR de agosto de 2025, son:
• $8.5 millones para contratos con códigos NAICS clasificados como "manufactura"
• $5.5 millones para todos los demás códigos NAICS (servicios, construcción, etc.)
Para que se pueda conceder una adjudicación directa, el responsable de contratación debe: (1) no esperar razonablemente recibir ofertas de dos o más empresas HUBZone en caso de licitación, (2) determinar que la empresa HUBZone es un contratista responsable, y (3) determinar que la adjudicación puede realizarse a un precio justo y razonable. La facultad de adjudicación directa no se aplica a los contratos que se estén ejecutando actualmente en el marco del Programa 8(a).
⚠ Nota: Ambas respuestas generadas por IA utilizaban umbrales obsoletos (4,5 y 7 millones de dólares). Los umbrales actuales de FAR son de 5,5 y 8,5 millones de dólares, respectivamente, tal y como se confirma en el artículo 19.1306 de FAR a través de Acquisition.gov, según la actualización de agosto de 2025.
Ventaja 3: Preferencia de evaluación de precio del 10% en competencia abierta
En las licitaciones abiertas —es decir, aquellas en las que cualquier proveedor calificado puede presentar una oferta—, las empresas con certificación HUBZone se benefician de una preferencia del 10 % en la evaluación del precio. Esto significa que, al comparar la oferta de una empresa en HUBZone con la de grandes empresas u otros licitadores que no formen parte de HUBZone, el responsable de la contratación evalúa dicha oferta como si su precio fuera un 10 % inferior al precio real de la oferta.
Si una empresa HUBZone presenta una oferta de 1.1 millones de dólares y una gran empresa ofrece 1,0 millones, el precio evaluado de la empresa HUBZone es de 990, 000 dólares, lo que la convierte en la licitadora aparentemente más baja, aunque su precio nominal sea más alto. Se trata de una ventaja estructural significativa en las licitaciones competitivas y uno de los beneficios más distintivos de la condición de HUBZone en comparación con otras certificaciones socioeconómicas para pequeñas empresas.
Esta preferencia del 10 % no se aplica en los concursos reservados a la zona HUBZone (en los que, de todos modos, todos los licitadores son empresas de HUBZone) ni en las adjudicaciones por debajo del umbral de contratación simplificada. Se aplica específicamente en concursos abiertos y sin restricciones en los que se compite con grandes empresas.
Contexto específico del Departamento de Defensa (DoD) — Sin programas especiales, máximo impacto
No existe un programa HUBZone independiente del Departamento de Defensa
Uno de los errores más comunes entre los contratistas del sector de la defensa es la creencia de que el Departamento de Defensa (DoD) cuenta con su propio programa HUBZone, con normas o niveles específicos. No es así. Las ventajas de la certificación HUBZone se derivan íntegramente del marco de la SBA y el FAR, y se aplican por igual en todas las agencias federales.
Lo que hace que el Departamento de Defensa (DoD) sea relevante es su envergadura: el Departamento de Defensa es la mayor agencia contratante federal en términos de volumen de dólares, y es responsable de una parte desproporcionada de todas las adquisiciones federales. Cuando la SBA informa sobre el objetivo de contratación del 3 % para HUBZone, el volumen de contratos del DoD hace que este represente una gran parte del total. En la práctica, las preferencias de HUBZone generan la mayor cantidad de oportunidades de contratación en el mercado de la defensa, no por ninguna norma especial del Departamento de Defensa, sino porque el Departamento de Defensa es el que más compra.
Objetivos de pequeñas empresas bajo la NDAA y selección de contratistas del DoD
Cada Ley de Autorización de Defensa Nacional (NDAA) establece o reafirma los objetivos de contratación de pequeñas empresas en todo el Departamento de Defensa. Los distintos componentes del Departamento de Defensa —el Ejército, la Armada, la Fuerza Aérea, el SOCOM, la DARPA y otros— realizan un seguimiento de su propia utilización de HUBZone como parte de la presentación de informes anuales sobre los programas de pequeñas empresas. Los oficiales de contratación de estas organizaciones cuentan con incentivos estructurales para cumplir los objetivos de reserva y preferencia, lo que beneficia directamente a las empresas certificadas.
En la selección de proveedores para adquisiciones que ofrezcan la mejor relación calidad-precio, la situación socioeconómica de una empresa de HUBZone puede tenerse en cuenta en los criterios de evaluación cuando los organismos hayan incluido la participación de pequeñas empresas como factor de evaluación explícito. Se trata de una cuestión discrecional, pero real.
CMMC 2.0: El nivel de cumplimiento en materia de ciberseguridad
A partir del 10 de noviembre de 2025, el Departamento de Defensa (DoD) comenzó a aplicar el programa de Certificación del Modelo de Madurez en Ciberseguridad (CMMC) mediante su norma definitiva del DFARS (48 CFR). El CMMC se aplica a todos los contratistas y subcontratistas del DoD cuyos sistemas procesen, almacenen o transmitan información de contratos federales (FCI) o información no clasificada controlada (CUI). La implementación obligatoria completa en todos los contratos aplicables se llevará a cabo de forma gradual a lo largo de tres años, hasta noviembre de 2028.
El CMMC tiene tres niveles:
• Nivel 1 (Básico): Se aplica a los contratistas que manejan FCI únicamente. Requiere el
cumplimiento de 15 requisitos básicos de protección según el artículo 52.204-21 del FAR.
Autoevaluación.
• Nivel 2 (Avanzado): Se aplica a los contratistas que manejan CUI. Requiere el
cumplimiento de los 110 requisitos de seguridad de la norma NIST SP 800-171, revisión 2.
Autoevaluación o evaluación por terceros (C3PAO), dependiendo de la naturaleza sensible
de la información.
• Nivel 3 (Experto): Se aplica a los contratistas que manejan la CUI más sensible y activos
de alto valor. Requiere el cumplimiento del Nivel 2 más 24 requisitos adicionales de la
norma NIST SP 800-172. Evaluación dirigida por el Gobierno.
Qué puede y qué no puede hacer para el CMMC una oficina de trabajo compartido de HUBZone
Una oficina de trabajo compartido privada de alta gama que cuente con la infraestructura física adecuada puede respaldar de manera efectiva varias familias de control del CMMC según la norma NIST SP 800-171, concretamente aquellas relacionadas con la protección física (PE) y la protección de soportes (MP). Entre ellas se incluyen:
• Controles de acceso físico: acceso mediante credenciales, oficinas privadas con
cerradura, gestión de visitantes
• Vigilancia física: cámaras de seguridad, registros de acceso
• Gestión de soportes de datos: impresión segura, trituración de corte cruzado,
almacenamiento bajo llave para soportes extraíbles
• Segmentación de la red: VLAN privadas, redes Wi-Fi aisladas para uso de los
contratistas
Sin embargo —y esta es una distinción crítica— el cumplimiento de la norma CMMC es una certificación de ciberseguridad organizativa, no inmobiliaria. La seguridad física respalda un subconjunto de controles de la norma NIST 800-171, pero los contratistas también deben abordar el control de acceso, la respuesta a incidentes, la gestión de la configuración, la protección de sistemas y comunicaciones, la evaluación de riesgos y muchos otros ámbitos a través de sus propios sistemas, políticas y procedimientos de Tecnología de la Información (IT). Un espacio de trabajo compartido puede formar parte de una estrategia de cumplimiento de la CMMC. No puede ser la totalidad de la misma.
⚠ Nota: Ningún espacio de trabajo compartido debería promocionarse como "certificado por el CMMC" o "en conformidad con el CMMC". El CMMC certifica las prácticas de ciberseguridad de una organización, no una ubicación física. Formulación correcta: el espacio ofrece una infraestructura de seguridad física que respalda el programa de cumplimiento del CMMC de un contratista.
Cumplimiento de certificación: lo que realmente exige la SBA
Para un operador de trabajo compartido, es esencial comprender qué aspectos examinará la SBA durante una solicitud o una auditoría, tanto para garantizar la precisión de la información de marketing como para ayudar a los posibles inquilinos a superar con éxito el proceso de certificación.
Documentación que exige la SBA para una oficina principal en un espacio compartido
Según la norma definitiva de enero de 2025, para que cualquier espacio de trabajo compartido pueda considerarse oficina principal, la empresa debe estar preparada para demostrar:
• Un contrato de alquiler vigente para un espacio exclusivo (no una membresía ni un acuerdo
de oficina virtual), cuya fecha de inicio sea al menos 30 días antes de la revisión de la SBA
y cuya fecha de finalización sea al menos 60 días después
• Fotografías del espacio de oficinas destinado a tal fin, en las que se vean el mobiliario, las
estaciones de trabajo y el equipo reales, suficientes para los empleados que afirman
trabajar allí
Disponibilidad para realizar una visita, ya sea presencial o virtual, a petición de la SBA
Pruebas de que en ese lugar se desarrolla una actividad empresarial real, y no se trata
simplemente de una dirección postal
• Inscripción en SAM.gov en la que figure la dirección de HUBZone como lugar principal de
actividad comercial
Recertificación: ahora cada tres años
De acuerdo con la norma definitiva de la SBA de enero de 2025, las empresas HUBZone deben ahora renovar su certificación cada tres años, lo que supone una reducción significativa con respecto al requisito anual anterior. Sin embargo, esto no significa que se pueda ignorar el cumplimiento normativo en los años intermedios. Las empresas deben:
• Notificar a la SBA cualquier cambio importante que afecte la elegibilidad: cambios en la
propiedad, modificaciones en la estructura de la entidad, traslado de la oficina principal o el
hecho de quedar por debajo del umbral del 35 % de empleados residentes
• Mantener el cumplimiento durante la ejecución de cualquier contrato de HUBZone vigente;
concretamente, la empresa debe "intentar mantener" un porcentaje del 35 % de empleados
residentes en zonas HUBZone durante la ejecución del contrato, y si dicho porcentaje
desciende por debajo del 20 %, se considerará un incumplimiento del requisito
• Representar la elegibilidad HUBZone al momento de cada oferta contractual
La SBA se reserva el derecho a realizar visitas sorpresa a las instalaciones para verificar la
veracidad de cualquier certificación o información facilitada en una solicitud de HUBZone en
cualquier momento, y no solo en el momento de la recertificación.
SAM.gov y la visibilidad de DSBS
Solo las empresas designadas en SAM.gov y en la base de datos de Búsqueda Dinámica de Pequeñas Empresas (DSBS) de la SBA como pequeñas empresas certificadas HUBZone pueden optar a las preferencias contractuales de HUBZone. La dirección de la oficina principal que figura en el contrato de alquiler y que está registrada en SAM.gov es la dirección que verán los responsables de contratación y los contratistas principales cuando busquen empresas de HUBZone. Una dirección estable, profesional y verificable en una zona HUBZone confirmada no es un detalle sin importancia: es la piedra angular de la identidad visible de una empresa para procesos de contratación.
Alianzas entre contratistas principales y el atractivo de la subcontratación
La certificación HUBZone genera valor no solo en la contratación federal directa, sino también en el mercado de la subcontratación y las alianzas. Los grandes contratistas principales —Lockheed Martin, Raytheon, Northrop Grumman, Booz Allen, SAIC y otros— obtienen importantes contratos del Departamento de Defensa que incluyen planes de subcontratación obligatorios.
Según la legislación federal, los grandes contratistas con contratos superiores a $750, 000 ($1.5 millones de dólares en el caso de la construcción) deben presentar planes de subcontratación con objetivos cuantitativos para la participación de pequeñas empresas, incluidos objetivos para empresas de HUBZone, pequeñas empresas propiedad de mujeres, pequeñas empresas propiedad de veteranos con discapacidad adquirida en el servicio y pequeñas empresas desfavorecidas. Estos objetivos se supervisan y se reportan, e influyen en la relación del contratista principal con el organismo contratante.
Esto genera una demanda estructural de subcontratistas y socios de equipo con certificación HUBZone. Una empresa certificada que un contratista principal pueda incluir en su plan de subcontratación resulta realmente más atractiva como miembro del equipo: el contratista principal obtiene crédito para cumplir sus objetivos legales simplemente por trabajar con dicha empresa certificada.
Además, SAM.gov y DSBS son las principales bases de datos que utilizan los contratistas principales para buscar empresas con certificación HUBZone a la hora de formar equipos para futuras licitaciones. Contar con una dirección registrada profesional y estable facilita la localización de la empresa y transmite credibilidad organizativa a los equipos de colaboración de los contratistas principales.
Tampoco hay que subestimar la ventaja que supone la ubicación conjunta de una comunidad de trabajo compartido especializada en el sector de la contratación pública. Los contratistas de defensa, los subcontratistas, los consultores y los profesionales de las relaciones gubernamentales que trabajan cerca unos de otros generan de forma natural un intercambio informal de información sobre próximas licitaciones, solicitudes de información (RFIs), anuncios generales de agencias y oportunidades de colaboración —el tipo de relaciones que resulta difícil de replicar en espacios de oficina aislados.
Ventajas financieras y operativas
Admisibilidad de los costos según la DCAA
En el caso de los contratos públicos de tipo de costos y de los contratos sujetos a la supervisión de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA), la admisibilidad de los costs se rige por la Parte 31 del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR). Los costos de alquiler de locales de oficinas son costos admisibles según la norma FAR 31.205-36, lo que significa que pueden incluirse debidamente en el fondo común de costos indirectos del contratista y facturarse al Gobierno.
Un contrato de alquiler formal y documentado —del tipo que ofrece un operador profesional de espacios de trabajo compartido— es la documentación de gastos adecuada que un auditor de la DCAA esperará ver. Esto contrasta con los acuerdos informales, las membresías de oficinas virtuales o las configuraciones de oficina en casa, que son más propensas a ser objeto de escrutinio.
Competitividad de tasas indirectas
Los contratistas gubernamentales compiten no solo en precio, sino también en sus tasas de facturación indirecta —los gastos generales, administrativos y de personal, así como los costos sociales—, que representan los costos no directos de la gestión de la empresa. Unas tasas indirectas más bajas hacen que las ofertas de una empresa sean más competitivas.
Un contrato de arrendamiento de trabajo compartido flexible, que permite a una empresa adaptar con precisión el tamaño de su espacio a su volumen de trabajo actual, suele generar gastos generales más bajos que un contrato de arrendamiento comercial fijo tradicional, en el que la empresa paga por más espacio del que necesita durante los periodos de menor actividad. Para los pequeños contratistas del sector de la defensa, que operan con márgenes ajustados, esta eficiencia operativa repercute directamente en la competitividad de sus ofertas.
Escalabilidad para el cumplimiento contractual
Uno de los retos prácticos a la hora de conseguir nuevos contratos gubernamentales es el problema de la puesta en marcha: se adjudica un contrato y, de repente, el contratista necesita más espacio, más personal y más infraestructura. Un contrato de arrendamiento comercial tradicional de 5 años no se adapta a un crecimiento o una reducción repentinos.
Un espacio de trabajo compartido de alta gama con arrendamiento flexible permite a un contratista ampliar su espacio desde una sola oficina privada hasta disponer de varias oficinas, salas de reuniones y espacios colaborativos, según lo requiera el cumplimiento del contrato, sin el compromiso de capital ni las penalizaciones por terminación anticipada del contrato que suelen conllevar los inmuebles comerciales tradicionales.
El Programa HUB del Estado de Texas: una distinción importante
Cualquier acción de marketing de un espacio de trabajo compartido de HUBZone en Texas dirigida a los proveedores de organismos estatales debe distinguir claramente entre dos programas distintos cuyos nombres son tan similares que pueden dar lugar a confusión:
HUBZone federal (programa de la SBA)
El programa federal HUBZone está gestionado por la SBA. La elegibilidad se basa en la ubicación de la oficina principal de la empresa y en la residencia de sus empleados en las zonas HUBZone designadas por el federalmente. Se aplica a los contratos del Gobierno federal y no se limita específicamente a Texas.
Programa HUB del estado de Texas (programa estatal independiente)
El programa de Empresas Históricamente Subutilizadas (HUB) de Texas es una iniciativa estatal gestionada por la Contraloría de Cuentas Públicas de Texas. Históricamente, se ha basado en la propiedad por parte de grupos en situación de desventaja económica —mujeres, propietarios de empresas pertenecientes a minorías y veteranos con discapacidad derivada del servicio— y se ha aplicado a los contratos de las agencias estatales, no a los contratos federales.
A fecha de publicación de este artículo, el programa HUB de Texas se encuentra en una situación jurídica muy inestable:
• En diciembre de 2025, la Contraloría de Texas promulgó una normativa de emergencia que
excluía del programa a las empresas propiedad de personas de color y mujeres, limitando
la participación a los veteranos con discapacidad adquirida en el servicio y renombrándolo
como “VetHUB”.
• Esta medida provocó que más de 15, 000 empresas —casi el 97 % de las HUBs
certificadas de Texas— perdieran su certificación.
• Se interpusieron múltiples demandas. En abril de 2026, un juez de un tribunal de distrito del
condado de Travis dictó una medida cautelar provisional que bloqueaba los cambios
normativos, restableciendo las normas anteriores del programa; sin embargo, la medida
cautelar solo se aplicaba a las seis empresas que habían presentado la demanda.
• La situación legal y normativa del programa HUB de Texas sigue sin resolverse a fecha de
abril de 2026.
Las implicaciones prácticas para el marketing: afirmar que una ubicación designada como HUBZone a nivel federal también ofrece las ventajas del programa HUB del estado de Texas es inexacto. Se trata de programas distintos, con criterios de elegibilidad diferentes, organismos reguladores distintos y sistemas de contratación distintos. El hecho de que se solapen en la misma ubicación física no significa que una designación federal como HUBZone cumpla los requisitos de certificación HUB de Texas, ni viceversa.
⚠ Nota: No confunda el programa federal HUBZone de la SBA con el programa HUB del estado de Texas en los materiales de marketing. Se trata de programas distintos tanto desde el punto de vista jurídico como operativo, y el programa del estado de Texas es objeto de un litigio en curso.
Lo que no puede hacer una oficina de trabajo compartido de HUBZone
El marketing honesto y preciso, requiere la misma claridad a la hora de explicar lo que una oficina privada de HUBZone no ofrece. Esto no es una advertencia, sino una propuesta de valor en sí misma. Los contratistas que comprenden los límites del programa están en mejores condiciones para obtener y mantener la certificación.
No cumple los cuatro requisitos de certificación
Una oficina privada situada en un HUBZone cumple uno de los cuatro criterios de elegibilidad obligatorios: el requisito de la oficina principal. La empresa debe cumplir de forma independiente los tres criterios restantes —el cumplimiento de los criterios de tamaño, que el 51 % de la propiedad y el control estén en manos de ciudadanos estadounidenses, y que el 35 % de los empleados residan en un HUBZone— a través de su propia estructura organizativa y sus prácticas de contratación.
No garantiza la adjudicación de contratos
La SBA establece explícitamente en su normativa (13 CFR, parte 126, subparte F) que la certificación HUBZone no garantiza que una empresa certificada vaya a obtener contratos de HUBZone. Los funcionarios contratantes conservan la facultad discrecional para determinar si un requerimiento cumple los requisitos para ser objeto de una reserva de contratos de HUBZone o de un procedimiento de adjudicación directa. Las empresas certificadas deben promocionar activamente sus capacidades ante los responsables de la contratación.
No es un certificado CMMC
La seguridad física de las oficinas contribuye al cumplimiento de la norma, pero no constituye en sí misma la certificación CMMC. La certificación CMMC acredita el programa de ciberseguridad de una organización. Para ello se requiere un Plan de Seguridad del Sistema completo, la documentación de los controles implementados y —en el caso de la certificación de Nivel 2, cuando sea necesario— una evaluación realizada por una organización de evaluación externa certificada (C3PAO). Ningún espacio físico, por muy seguro que sea, puede sustituir a esa infraestructura de cumplimiento de la organización.
La facultad de adjudicar a un único proveedor no es automática
El oficial de contratación está obligado a "considerar" la adjudicación de un contrato de fuente única en HUBZone, de conformidad con el artículo 19.1306 del FAR, pero no está obligado a llevarla a cabo. El oficial de contratación debe determinar de manera fehaciente que no existe ninguna expectativa razonable de recibir dos o más ofertas competitivas de HUBZone y que la adjudicación puede realizarse a un precio justo y razonable. Las adjudicaciones de fuente única son la excepción, no la regla.
¿Quién debería plantearse alquilar una oficina privada en un HUBZone?
El valor estratégico de una oficina de trabajo compartido en HUBZone no es uniforme para todos los contratistas. Resulta más atractivo para determinados perfiles empresariales:
Contratistas del Departamento de Defensa en fase inicial que están sentando las bases para su certificación
Para una pequeña empresa de reciente creación o en fase de crecimiento que tenga previsto optar a contratos federales, la vía más eficaz es establecer su sede principal en un HUBZone desde el principio, antes de presentar la primera licitación federal. La documentación del contrato de arrendamiento, el registro de la dirección en SAM.gov y las pruebas de la visita a las instalaciones por parte de la SBA quedan integrados en la relación de trabajo compartido desde el primer día.
Empresas que acumulan múltiples certificaciones socioeconómicas
La certificación HUBZone puede mantenerse simultáneamente con otras certificaciones socioeconómicas de la SBA —SDVOSB (pequeña empresa propiedad de veteranos con discapacidad adquirida en servicio), WOSB (pequeña empresa propiedad de mujeres) y otras. Una pequeña empresa propiedad de un veterano discapacitado que también reúna los requisitos para la certificación HUBZone puede participar en licitaciones reservadas a SDVOSB, en licitaciones reservadas a HUBZone y en concursos abiertos con la preferencia de precio del 10 %, lo que supone un ámbito de contratación significativamente más amplio.
Subcontratistas que buscan oportunidades de alianzas con contratistas principales
Para las empresas que trabajan principalmente como subcontratistas de grandes contratistas principales, la certificación HUBZone aumenta considerablemente su valor como socios de alianza. Un contratista principal que forme un equipo para un gran contrato del Departamento de Defensa puede incluir a un subcontratista con certificación HUBZone en sus objetivos del plan de subcontratación, lo que hace que la empresa certificada resulte más atractiva a la hora de incluirla en una propuesta.
Contratistas en crecimiento que necesitan infraestructura escalable
Para las empresas que se encuentran en la temporada de licitaciones o en los primeros meses de ejecución de un nuevo contrato, los espacios flexibles de trabajo compartido eliminan el desajuste entre los costos fijos de los inmuebles comerciales tradicionales y las exigencias variables que conlleva el trabajo en el marco de contratos gubernamentales. Se dispone de espacio adicional para los equipos de elaboración de propuestas, acceso a salas de conferencia para reuniones con clientes y capacidad de oficina escalable para nuevas contrataciones, todo ello sin compromisos de inversión a largo plazo.
Empresas que buscan documentación de costos apta para auditorías de la DCAA
Para cualquier contratista que trabaje con contratos de tipo-costo o CPFF (Costo Más Tarifa Fija), mantener una documentación de los costos indirectos que cumpla con los requisitos de la DCAA es una responsabilidad de cumplimiento normativo recurrente. Un contrato de arrendamiento profesional, conforme a la norma FAR 31.205-36, proporciona una documentación de costos clara y auditable que reduce el riesgo de auditoría de las tasas de costos indirectos.
Tablas de referencia
Tabla A: HUBZone frente a otras certificaciones socioeconómicas de la SBA
Fuente: SBA.gov, FAR 19.1306, FAR 19.1406, FAR 19.1506 | Actualizado a fecha de agosto de 2025: Norma definitiva del FAR
Tabla B: Lo que una oficina de trabajo compartido de HUBZone puede y no puede hacer
Fuente: SBA.gov (13 CFR, parte 126), norma definitiva de la SBA del 16 de enero de 2025, norma definitiva del CMMC del Departamento de Defensa de noviembre de 2025
Tabla C: Oficina privada en HUBZone frente a otras alternativas
Para los contratistas del Departamento de Defensa que estén evaluando opciones de espacio de trabajo
Tabla D: Umbrales actuales del FAR para la adjudicación a un único proveedor y la licitación
Fuente: FAR 19.1306 (Acquisition.gov), Norma definitiva del Consejo del FAR (27 de agosto de 2025) | Actualizado a fecha abril de 2026
Preguntas Frecuentes
P1: ¿Alquilar una oficina privada en un HUBZone hace que mi empresa automáticamente califique para obtener la certificación HUBZone de la SBA?
No. Una oficina privada situada en un HUBZone puede cumplir el requisito de la oficina principal, uno de los cuatro criterios obligatorios. Su empresa también debe cumplir de forma independiente los criterios de tamaño de la SBA para ser considerada pequeña, estar en propiedad y bajo el control de ciudadanos estadounidenses en al menos un 51 %, y tener al menos un 35 % de sus empleados residentes en un HUBZone. Los cuatro deben cumplirse simultáneamente y mantenerse durante todo el período de certificación.
P2: ¿Puede un espacio compartido o de trabajo compartido cumplir con el requisito de la SBA relativo a la oficina principal?
Sí, pero solo si se trata de un espacio privado, cerrado y exclusivo. Según la norma definitiva de la SBA de enero de 2025, el espacio debe contar con suficiente superficie de trabajo, mobiliario y equipo para el número de empleados que se declare que trabajan allí. El contrato de arrendamiento debe estar vigente al menos 30 días antes de la revisión de la SBA y prolongarse al menos 60 días después de la misma. La SBA puede solicitar fotos o una recorrida virtual. Los escritorios compartidos, los sistemas de escritorios rotativos y las suscripciones a oficinas virtuales no califican.
P3: ¿Qué contratos se pueden obtener mediante la certificación HUBZone?
Tres categorías: (1) Concursos reservados exclusivamente a empresas de HUBZone; (2) Adjudicacion directa de hasta 5,5 millones de dólares para el sector no manufacturero y de hasta 8,5 millones de dólares para el sector manufacturero, bajo la actual norma FAR 19.1306; y (3) una preferencia del 10 % en la evaluación de precios en concursos abiertos y sin restricciones, en comparación con las grandes empresas o los licitadores que no pertenezcan a HUBZone.
P4: ¿Existe un programa HUBZone específico para los contratistas del Departamento de Defensa?
No. El programa HUBZone es un programa de la SBA y el FAR que se aplica a todo el Gobierno. No existe una versión específica del Departamento de Defensa (DoD) con normas diferentes o umbrales distintos. El DoD es la mayor agencia federal contratante, lo que lo convierte en el mercado más importante para las empresas con certificación HUBZone, pero las normas de certificación son las mismas independientemente de la agencia que realice la compra.
P5: ¿Con qué frecuencia debe recertificarse una empresa certificada en HUBZone?
Cada tres años, de conformidad con la norma definitiva de la SBA de enero de 2025. Esto supone una reducción con respecto al requisito anual anterior. No obstante, las empresas deben seguir comunicando en cualquier momento los cambios importantes que afecten a su elegibilidad, y la SBA podrá realizar visitas sin previo aviso entre los ciclos de recertificación.
P6: ¿Cuáles son los montos máximos actuales para que una empresa HUBZone reciba un contrato por adjudicación directa?
Según la actual norma FAR 19.1306, actualizada por la norma definitiva de ajuste por inflación del Consejo del FAR de agosto de 2025: $8,5 millones para los códigos NAICS de manufactura y $5,5 millones para todos los demás códigos NAICS (servicios, construcción y otros). Estos son los valores máximos de los contratos, incluidas las opciones.
P7: ¿Cómo se relaciona el CMMC con mi espacio de oficina?
CMMC 2.0 es el programa de certificación de ciberseguridad del Departamento de Defensa, cuya aplicación entró en vigor el 10 de noviembre de 2025. Una oficina privada con controles de acceso físico, capacidad de aislamiento de red y gestión segura de soportes puede cumplir varios controles de protección física y de soportes del NIST SP 800-171. Sin embargo, el CMMC certifica el programa completo de ciberseguridad de una organización, incluidos los sistemas de TI, las políticas, la respuesta a incidentes y mucho más. El espacio físico es un elemento más, no la solución completa.
P8: ¿Ofrece el programa HUB del estado de Texas las mismas ventajas que la certificación federal HUBZone?
No, y esta distinción es especialmente importante en este momento. El programa HUB de Texas y el programa federal HUBZone de la SBA tienen criterios de elegibilidad diferentes, organismos reguladores distintos y se aplican a sistemas de contratación diferentes (estatal frente a federal). A fecha de abril de 2026, el programa HUB de Texas se encuentra en proceso de litigio tras las normas de emergencia de diciembre de 2025 que reestructuraron drásticamente los requisitos de elegibilidad. No se debe dar por sentado que la certificación federal HUBZone cumple los requisitos de certificación HUB de Texas, ni viceversa.
P9: ¿Puede una empresa de servicios o de construcción calificar si la mayoría de sus empleados trabajan en las obras de los clientes?
Posiblemente. En el caso de las empresas de servicios y de construcción, la SBA excluye del recuento de la oficina principal a los empleados que realizan más del 50 % de su trabajo en obras concretas. Por lo tanto, una empresa de construcción con 75 trabajadores en una obra y 3 trabajadores en su oficina de la HUBZone puede seguir calificando: los 3 trabajadores de oficina definen la oficina principal. Sin embargo, si todos los empleados trabajan exclusivamente en obras y ninguno tiene una ubicación de oficina fija, la empresa podría no superar la prueba de la oficina principal.
Pregunta 10: ¿Qué ocurre con mi estatus HUBZone si cambia el mapa y mi zona deja de estar designada como tal?
Por lo general, la empresa dejaría de ser elegible para la recertificación si la zona dejara de estar designada. Sin embargo, las empresas que hayan adquirido un inmueble o firmado un contrato de arrendamiento de al menos 10 años en HUBZone pueden acogerse a la protección por "inversión a largo plazo", la designación de la oficina principal puede mantenerse hasta 10 años a partir de la fecha de compra o de arrendamiento, incluso si la zona fuera redesignada posteriormente. Esta protección no se aplica a las oficinas en casas ni a las residencias.
P11: ¿Cómo ayuda la certificación HUBZone a la hora de trabajar con grandes contratistas principales?
La legislación federal exige a los grandes contratistas principales de contratos superiores a $750, 000 que presenten planes de subcontratación con objetivos cuantitativos para la participación de empresas HUBZone y otras categorías de pequeñas empresas. Los contratistas principales que incluyan en sus propuestas a subcontratistas certificados por HUBZone obtienen créditos para cumplir dichos objetivos legales. Esto genera una demanda directa de empresas certificadas por HUBZone como socios de equipo, independientemente de cualquier licitación para un contrato principal.
P12: ¿Cuál es la diferencia práctica entre una reserva para y una adjudicación directa HUBZone?
Una licitación reservada es una contratación pública competitiva restringida a empresas de HUBZone; debe preverse la participación de al menos dos licitadores calificados. Una adjudicación a un único proveedor es un contrato no competitivo otorgado directamente a una sola empresa de HUBZone cuando el responsable de contratación no espera recibir dos o más ofertas competitivas, con un límite máximo de $5,5 millones/$8,5 millones. Las reservas son más habituales. Las adjudicaciones a un único proveedor están disponibles, pero requieren determinaciones específicas por parte del oficial de contratación; no son automáticas ni están garantizadas.
Conclusión: Inmuebles estratégicos para la base industrial de defensa
Una oficina privada situada en un HUBZone verificada no es simplemente un espacio de trabajo. Para una pequeña empresa elegible que aspire a contratos federales y de defensa, es un activo de infraestructura de cumplimiento normativo —uno que puede satisfacer directamente el requisito de oficina principal de la SBA, afianzar la identidad de la empresa en SAM.gov, respaldar la documentación de costos de la DCAA, contribuir a los controles de seguridad física según la norma NIST 800-171 y situar a la empresa en una comunidad de contratistas con los que pueda compartir información y establecer alianzas.
El valor económico de la certificación HUBZone es tangible y está contrastado: acceso a un ámbito competitivo más reducido a través de contratos reservados, posibilidad de adjudicación directa sin licitación de hasta $8,5 millones y una ventaja del 10 % en la evaluación de precios en licitaciones abiertas. No se trata de ventajas intangibles, sino de preferencias legales recogidas en el Reglamento Federal de Adquisiciones y gestionadas por la SBA.
El argumento adecuado para un operador de espacios de trabajo compartido en un HUBZone no es "firmar un contrato de alquiler y conseguir contratos". Es más específico —y más honesto— que eso:
Ofrecemos oficinas privadas exclusivas, adaptadas a los procesos de contratación pública, situadas en un HUBZone verificado, que pueden ayudar a las pequeñas empresas que cumplan los requisitos a establecer y acreditar una oficina principal para la certificación HUBZone de la SBA, "lo que las hace más competitivas a la hora de optar a contratos federales y relacionados con la defensa".
Se trata de una propuesta de negocio seria. Requiere inquilinos elegibles para HUBZone, una dirección HUBZone designada que esté confirmada y vigente, contratos de arrendamiento que cumplan las normas de plazos de 30/60 días de la SBA, espacios físicos con mobiliario y equipamiento de uso exclusivo, y un operador dispuesto a permitir la verificación presencial de la SBA.
Para una empresa contratista del sector de la defensa que esté evaluando sus opciones, el cálculo es sencillo: una oficina privada en un espacio de trabajo compartido de calidad dentro de un HUBZone ofrece la base normativa, la flexibilidad operativa y la infraestructura profesional que los inmuebles comerciales fijos no pueden igualar a un costo comparable. Para la empresa adecuada —aquella que cumpla los cuatro criterios de elegibilidad de HUBZone—, esta oficina no supone un gasto general. es una ventaja competitiva respaldada por la ley federal.
